Documentos y Requisitos
Define las categorías de documentos requeridos para flota, tripulación y operaciones, con alertas automáticas de vencimiento.
Control documental de tu operación
El módulo de Documentos y Requisitos permite definir y estandarizar las categorías de documentos, credenciales, seguros y permisos requeridos por el sistema. Los administradores configuran qué documentos son obligatorios u opcionales para tripulantes, vehículos, naves, cargas, cuentas y servicios, y programan alertas automáticas de vencimiento por correo electrónico.
Acceso: Configuración → Documentos desde el menú lateral.
Vista general
El listado muestra todas las etiquetas de documentos configuradas en el workspace con la siguiente información:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Etiqueta | Nombre de la categoría de documento |
| Tipo | Requerido (badge rojo) u Opcional (badge gris) |
| Aparece en | Entidades donde se exige el documento |
| Vencimiento | Estado de la alerta automática configurada |
| Estado | Activo o Inactivo — controla si aparece en los formularios |
| Acciones | Gestión de vencimiento, Editar, Eliminar |
Entidades donde puede aparecer un documento:
Crear una categoría de documento
Abre el formulario
Haz clic en + Categoría en la barra superior del listado.
Completa los datos
Ingresa el nombre oficial del documento (máximo 255 caracteres) y define su obligatoriedad.
Selecciona en qué entidades del sistema debe aparecer este documento. Puedes seleccionar una o varias simultáneamente.
Si seleccionas Flotas, aparece una sección adicional para especificar a qué tipos de nave aplica el documento. Si no seleccionas ningún tipo, el documento aplica a todas las naves sin distinción.
Guarda la categoría
Haz clic en Crear. La tabla se actualiza de inmediato y la etiqueta queda disponible en todos los formularios de las entidades seleccionadas.
Alertas de vencimiento
Cada categoría puede configurarse para enviar correos automáticos antes de que los documentos de esa categoría venzan.
Desde el menú de acciones de cualquier etiqueta selecciona Gestión de vencimiento.
Activa la alerta
Enciende el interruptor Alerta de vencimiento para habilitar el envío automático de correos.
Define los días de anticipación
Ingresa con cuántos días de anticipación debe enviarse la alerta antes del vencimiento. El valor predeterminado es 30 días y el rango permitido es de 1 a 365.
El sistema muestra un resumen de la regla configurada: "Se enviará una alerta X días antes del vencimiento de los documentos en la categoría [Nombre]."
Guarda la configuración
Haz clic en Guardar. La alerta queda activa para todos los documentos de esa categoría en el workspace.
El botón Eliminar configuración restablece la etiqueta a su estado original sin alertas, sin afectar los documentos ya subidos.
Bitácora completa de todos los correos enviados por el motor de alertas para esa categoría.
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Fecha envío | Día y hora exactos del disparo del correo |
| Destinatario | Correo receptor de la notificación |
| Días antes | Anticipación con la que se generó la alerta |
| Estado | Enviado, Fallido o Pendiente |
Acciones sobre una categoría
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Gestión de vencimiento | Configura alertas automáticas e historial de envíos |
| Editar | Modifica nombre, obligatoriedad y entidades asignadas |
| Activar / Desactivar | Controla si aparece en los formularios sin perder el historial |
| Eliminar | Elimina la categoría de forma definitiva |
Acción irreversible
Al eliminar una categoría, la regla de requerimiento desaparece del sistema de forma definitiva. Verifica que no existan contratos o servicios activos que dependan de esta categoría antes de proceder.